5 dicas para criar um evento épico da sua Atlética

Postado por Agatha Moreira em 13/jun/2018
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Eventos Universitários

Gestão de Atléticas

Os eventos da Atlética são uma das partes mais divertidas da vida universitária. Jogos, chopadas, calouradas e festas em geral, são esperados o ano todo e agitam a vida do campus.

Mas mesmo eventos simples, como uma recepção de calouros, exigem bastante organização para serem bons para todo mundo. Tanto para a galera, que não pode ficar sem cerveja por um erro de cálculo, quanto para a Atlética, que não deve levar prejuízo e acabar com menos dinheiro que começou.

Quer saber como criar um evento épico sem dar prejuízo para o caixa da Atlética? Continue a leitura e confira as dicas!

1. Conheça quem vai no evento

Conhecer quem vai no seu evento é uma das principais formas de aumentar as chances de que ele seja um sucesso. Você pode usar questionários online, conversas nos corredores da faculdade e outras formas de pesquisa para entender melhor o que o público. Veja algumas dicas:

    • Qual tipo de evento o seu público espera (open bar? open food?);
    • Quais atrações podem aumentar a venda de ingresso;
    • Qual linguagem e peças gráficas usar na divulgação;
    • Qual é a melhor data para fazer o evento.

Fique atento também para quais eventos têm feito sucesso com seu público. Dessa forma, você consegue ter uma ideia melhor das experiências que podem ser mais atraentes para ele e pensar em outros formatos de ações.

2. Planeje em conjunto

Depois de conhecer seu público, o próximo passo para criar seu evento épico é sentar com os membros da Atlética para planejar todos os detalhes. Nessa reunião, defina quais são os objetivos do evento, sempre pensando no que o público espera, qual é o orçamento, como funcionarão as vendas de ingresso e quais produtos serão vendidos.

Dessa forma, você evita que o foco seja perdido durante a organização e seu evento acabe sem um conceito bem definido. Não se esqueça de envolver o Diretor Financeiro nessa reunião para ter uma boa noção de quanto você poderá gastar.

A partir da reunião, crie uma planilha com as datas e as responsabilidades de cada pessoa. Quem ficará encarregado de qual detalhe, além de definir as próximas reuniões para acompanhar o progresso da organização, ajustar detalhes da divulgação e contato com fornecedores.

3. Encontre patrocinadores

Eventos podem custar muito dinheiro, especialmente se você quiser oferecer open bar para todos os pagantes. E não é só isso: há a locação do espaço, aluguel do equipamento de som, a equipe da segurança e uma série de outros gastos.

Tendo isso em vista, pode ser interessante contar com o auxílio de patrocinadores que ajudem o evento a não causar prejuízo para a Atlética. Pense além do dinheiro: às vezes o patrocinador pode ser uma marca de bebidas e fornecê-las para a festa em troca de divulgação, por exemplo.

Só tenha cuidado para alinhar bem os objetivos do patrocinador com os da Atlética, deixando tudo bem claro em um contrato escrito. Esse documento deve conter algumas informações, como:

    • As obrigações de cada um;
    • Qual será o tipo de patrocínio;
    • Prazos de entrega;
    • Qual será a forma de participação nos lucros, se haverá alguma;
    • O que a Atlética oferecerá em contrapartida.

Dessa forma você evita falhas na comunicação, problemas durante a organização do evento e que a imagem da Atlética como parceira seja queimada no mercado depois.

4. Negocie com fornecedores

É hora de colocar a mão na massa! Na hora de negociar com os fornecedores, lembre-se também de conferir as referências para não acabar na mão no dia do evento.

Se o evento épico for uma festa, calourada ou chopada, na hora de orçar as bebidas, lembre-se de combinar a entrega para o dia do evento de manhã bem cedo ou no dia anterior, para que as cervejas estejam geladas na hora que a galera chegar. Uma boa dica é dar preferência para locais que vendam ao menos uma parte das bebidas de forma consignada.

Deixe uma parte da equipe responsável por fazer o acompanhamento com os fornecedores, para que as datas sejam respeitadas, sempre lembrando de atualizar a planilha que foi definida na reunião inicial para que nenhum detalhe seja esquecido.

5. Divulgue o evento épico

De nada adianta uma organização impecável se a galera não souber que vai acontecer um evento, não é mesmo? Por isso, não meça esforços na divulgação, garantindo que a venda de ingressos seja um sucesso.

Use as redes sociais que seu público usa (lembra que falamos sobre a importância de conhecê-lo lá no começo?), os murais da faculdade, panfletagem e todas as ferramentas de marketing digital que você tem a disposição.

O importante é fazer com que seu eventoépico seja conhecido com a maior antecedência possível, com reforços sobre a data ao longo do tempo, para que seu público possa se planejar com antecedência para comparecer.

Organizar um evento de sucesso para Atlética realmente exige bastante trabalho e organização, mas vale a pena quando o público tem uma boa experiência no final. Seguindo nossas dicas, você vai ter mais chances de evitar problemas e fazer que todo mundo se divirta!